Unter der Notfallvorsorge versteht man allerdings nicht unbedingt die Bewältigung eines Notfalls. Es dient vielmehr dem organisatorischen und konzeptuellen Aspekt.
Darunter fallen zum Beispiel Dinge wie
- vorbeugende Maßnahmen, die den Schaden oder die Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken reduzieren und die Widerstandfähigkeit eines Unternehmens erhöhen, aber auch
- Maßnahmen, die ein schnelles und vor allem sinnvolles Reagieren auf einen Vorfall ermöglichen.
Die Liste der möglichen Vorteile einer Notfallvorsorge ist natürlich lang und hängt zudem von den unterschiedlichen Gegebenheiten und Bedürfnissen eines Unternehmens ab.
Folgende Beispiele bieten Ihnen einen Überblick:
Brand
- Datenrücksicherungen, redundante Technik, Ausfallrechenzentren in räumlich ausreichender Entfernung, Ersatzbüroflächen
Stromausfall
- Unterbrechungsfreie Stromversorgung und Netzersatzanlage
Hardwaredefekt
- Regelmäßige Erneuerung kritischer Bauteile bzw. präventive Wartung
Softwaredefekt
- Einrichtung eines Testsystems - getrennt vom Produktivsystem mit identischer Konfiguration
Bedienungsfehler
- Bereitstellen einer ausreichenden Dokumentation und Mitarbeiterschulung
Maßnahmen um schnell auf einen Notfall reagieren zu können
Zur individuellen Umsetzung von Maßnahmen haben sich die fünf W-Fragen etabliert:
1. Was muss getan werden?
Kernstück der Vorsorgeplanung ist die notwendigen Maßnahmen und Aufgaben festzulegen. Dazu zählen die Erstmaßnahmen die unmittelbar nach Vorfall durchzuführen sind, wie beispielsweise die Informationskette.
2. Wer kann etwas tun?
Ein Unternehmen muss definieren wer im Notfall für welche Rollen und Aufgaben geeignet und vorgesehen ist. Welche Kompetenzen hat in einer solchen Situation der IT Leiter und wer übernimmt z.B. die Pressearbeit?
3. Wie muss etwas getan werden?
Erläuterungen und Checklisten helfen den Personen die im Notfall agieren müssen Ihre Aufgaben sicher, geordnet und strukturiert zu erledigen. Durch manche Situation entsteht ein hoher Druck. Komplexe Handbücher liest im Notfall meist keiner. Besser als PDF-, Excel- oder Word-Dateien sind einfache Übersichten, Schaubilder und strukturierte Formulare.
4. Wann muss etwas getan werden?
Für jede Aktivität ist ein genauer Zeitpunkt festzulegen, außerdem sollte die sinnvolle Reihenfolge der Arbeit geklärt werden.
5. Wo muss etwas getan werden?
Da manche Aufgaben an einem bestimmten Ort erledigt werden müssen, sollte der Arbeitsort eines jeden Teams oder Mitarbeiters ebenfalls definiert – und soweit möglich – vorbereitet sein. Das gilt für Sammelplätze, Notfallarbeitsplätze oder Backup-Rechenzentren.
Falls Sie weitere Fragen bezüglich der Notfallvorsorge oder bereits Fragen zu dem Notfallmanagement haben, kontaktieren Sie uns – wir nehmen uns gerne Zeit für Sie.