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Dienstag, 22 November 2016 13:06

Frist bis zum 01. Januar 2017: E-Mail-Archivierung

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Die E-Mail-Archivierung ist eine gesetzliche Pflicht. Nun jedoch tritt mit Beginn des kommenden Jahres nochmals eine weitreichende Änderung in diesem Bereich ein. Denn ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.

Das heißt: unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung – die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle, vollumfänglich und ausnahmslos. Werden Angebote, Rechnungen und Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Spätestens bis zum 31. Dezember 2016 muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein.

Ab jetzt gibt es keine Ausreden mehr

In Sachen E-Mail-Archivierung schließt sich diesbezüglich nun auch das letzte Hintertürchen, auf das sich viele in ihrer bisherigen Argumentation noch gestützt haben: die gesetzlich erlaubte Übergangsfrist. Stattdessen ist die Archivierung elektronischer Post ein rechtlich vorgegebenes Muss ohne Ausreden. Um diesen Auflagen des Gesetzgebers gerecht zu werden, ist ein Archivsystem unabdingbar. Denn nur ein solches garantiert diese genannte technische Unveränderbarkeit!

Kann ich eine archivierte E-Mail auch als Beweis nutzen?

Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht ist es auch ratsam E-Mails zu archivieren, um bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf diese Dokumente zurückzugreifen. Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung genießen E-Mails zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde, gelten aber nach § 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO grundsätzlich als Augenscheinbeweis. Zudem sind sie oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern E-Mails in diesem Zusammenhang wichtige Indizien zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten.

Rechtssicher mit optimalem Preis-Leistungs-Verhältnis

Weltweit führend im Bereich der E-Mail-Archivierungslösungen ist MailStore. Die Software „made in Germany“ bietet nicht nur eine manipulationssichere, gesetzestreue E-Mail-Archivierung, sondern auch ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis inklusive intuitiver Bedienbarkeit – und das sowohl als Servervariante als auch als Service Provider Edition.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben und der rechtmäßigen elektronischen Archivierung Ihrer E-Mails.

Gelesen 1421 mal Letzte Änderung am Dienstag, 22 November 2016 13:55