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IT-Betrieb · Kosten

Was kostet IT pro Arbeitsplatz? Ein realistischer Überblick

„Was kostet unsere IT eigentlich?" Die Kennzahl IT-Kosten pro Arbeitsplatz macht Budgets vergleichbar und planbar. Wir zeigen die typischen Kostenblöcke und realistische Richtwerte.

Systemhaus Erdmann · Fachredaktion·Stand: Juli 2026·Lesezeit ca. 6 Min.
Das Wichtigste in Kürze
  • ✓Die Kennzahl „IT-Kosten pro Arbeitsplatz und Monat" macht Budgets vergleich- und planbar.
  • ✓Kostenblöcke: Hardware, Software/Lizenzen, Betreuung, Sicherheit, Backup und Netzwerk.
  • ✓Realistisch sind je nach Leistungsumfang meist rund 90 bis 250 Euro pro Arbeitsplatz und Monat.
  • ✓Eine IT-Flatrate ersetzt schwankende Stundenabrechnung durch einen festen Monatspreis.
  • ✓Der größte versteckte Kostenfaktor sind Ausfälle – Prävention ist günstiger als der Notfall.

Warum „pro Arbeitsplatz" die richtige Kennzahl ist

IT-Kosten in Summe sagen wenig aus – erst der Bezug auf die Zahl der Arbeitsplätze macht sie vergleichbar. Die Kennzahl „Kosten pro Arbeitsplatz und Monat" hilft, Angebote einzuordnen, Budgets zu planen und Wachstum abzubilden.

Aus diesen Blöcken setzen sich die Kosten zusammen

  • Hardware: PC/Notebook, Monitor, Peripherie – meist auf 3–5 Jahre umgelegt.
  • Software & Lizenzen: Microsoft 365, Fachanwendungen, Betriebssysteme.
  • Betreuung & Support: Helpdesk, Wartung, Managed Services.
  • IT-Sicherheit: Firewall, Virenschutz, MFA, Awareness, ggf. Managed SOC.
  • Backup & Datensicherung: lokale und Cloud-Backups inklusive Rücksicherung.
  • Netzwerk & Infrastruktur: Server, Switches, WLAN, Internetanbindung.

Realistische Richtwerte

Als grobe Orientierung liegen die Gesamtkosten je nach Leistungsumfang und Sicherheitsniveau typischerweise bei rund 90 bis 250 Euro pro Arbeitsplatz und Monat. Ein einfacher Büroarbeitsplatz mit Standardsoftware liegt am unteren Ende, ein voll betreuter Arbeitsplatz mit hohem Sicherheits- und Verfügbarkeitsbedarf am oberen.

Wichtig: Das ist eine Orientierung, keine Pauschale. Der tatsächliche Wert hängt von Branche, Software, Sicherheitsanforderungen und Ausfalltoleranz ab. Ein individuelles Angebot ist immer genauer.

IT-Flatrate vs. Abrechnung nach Aufwand

Bei Abrechnung nach Aufwand zahlen Sie pro Stunde – die Kosten schwanken und sind schwer planbar. Mit einer IT-Flatrate zahlen Sie einen festen Monatspreis pro Arbeitsplatz, in dem der Betreuungsservice enthalten ist. Das macht das Budget planbar und schafft den Anreiz, Probleme dauerhaft zu lösen statt Stunden zu sammeln.

So machen Sie IT-Kosten planbar

  • Kosten pro Arbeitsplatz als feste Kennzahl etablieren
  • auf Festpreis-Modelle (Flatrate/Wartungsvertrag) setzen
  • Hardware standardisieren und Lebenszyklen planen
  • Prävention priorisieren – Ausfälle sind der größte versteckte Kostenfaktor
Häufige Fragen

IT-Kosten pro Arbeitsplatz – Fragen & Antworten

Was kostet IT pro Arbeitsplatz im Monat?+
Je nach Leistungsumfang und Sicherheitsniveau sind meist rund 90 bis 250 Euro pro Arbeitsplatz und Monat realistisch. Der genaue Wert hängt von Software, Branche und Verfügbarkeitsanforderungen ab.
Was ist in einer IT-Flatrate enthalten?+
In der Regel die laufende Betreuung, Support/Helpdesk, Wartung und Monitoring zum festen Monatspreis pro Arbeitsplatz – ohne Stundenzählen. Der genaue Umfang wird vertraglich festgelegt.
Lohnt sich eine IT-Flatrate für kleine Unternehmen?+
Meist ja: Sie erhalten planbare Kosten, feste Reaktionszeiten und einen Dienstleister, der Probleme dauerhaft löst statt Aufwand abzurechnen. Schon ab wenigen Arbeitsplätzen ist das sinnvoll.
Welche IT-Kosten werden oft unterschätzt?+
Vor allem die Kosten von Ausfällen und Sicherheitsvorfällen. Ein Tag Stillstand ist meist teurer als ein Jahr solide Prävention – deshalb gehören Sicherheit und Backup in jede Kostenrechnung.

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