Microsoft 365 Lizenz-Check: Wo im Abo Geld verschwindet
Kaum ein Unternehmen weiß auf Anhieb, wie viele Microsoft-365-Lizenzen es hält, welcher Typ zugewiesen ist und wer davon tatsächlich arbeitet. Genau in dieser Lücke entstehen Kosten, die niemand bemerkt – Monat für Monat. Was ein Lizenz-Check prüft, was er typischerweise findet und wie Sie die Kontrolle behalten.
- ✓Die vier häufigsten Fundstellen: Lizenzleichen, zu hohe Lizenzstufe, doppelt gekaufte Funktionen und ungenutzte Add-ons.
- ✓Der Jahresvertrag ist die eigentliche Falle: Reduzieren lässt sich nur zum Verlängerungstermin – wer den verpasst, zahlt zwölf Monate weiter.
- ✓Für einen belastbaren Überblick braucht es keine Zusatzsoftware. Admin-Center, Nutzungsberichte und PowerShell genügen.
- ✓Entscheidend ist nicht der einmalige Fund, sondern der wiederkehrende Termin – sonst ist derselbe Betrag in zwei Jahren wieder da.
Warum die Kosten unbemerkt wachsen
Microsoft 365 ist gut darin, mitzuwachsen. Ein neuer Kollege, eine Lizenz dazu – das dauert zwei Minuten und braucht keine Freigabe. Rückwärts funktioniert es nicht genauso einfach: Der Entzug einer Lizenz ist technisch ebenso schnell erledigt, nur denkt beim Austritt niemand daran, weil die Aufgabe zwischen Personalabteilung und IT liegt.
Dazu kommt die Vertragslogik. Die meisten Unternehmen buchen im Jahresabonnement, weil es günstiger ist als die monatliche Variante. Die Zahl der Plätze lässt sich damit aber nur zum Verlängerungstermin nach unten anpassen. Wer im Februar zehn überzählige Lizenzen entdeckt und im April verlängert hat, zahlt sie bis zum nächsten April – ein Fund ohne Wirkung.
Der dritte Grund ist der unübersichtlichste: Die Lizenzstufen überschneiden sich. Funktionen, die in einer Stufe enthalten sind, werden parallel als Einzelprodukt eingekauft, weil in der IT niemand den vollständigen Leistungsumfang der eigenen Lizenz im Kopf hat. Das ist kein Vorwurf – Microsoft ändert die Zuschnitte regelmäßig.
Die sechs häufigsten Fundstellen
Aus der Praxis: Das ist die Reihenfolge, in der sich Einsparungen typischerweise finden lassen – von der leichtesten Prüfung zur aufwendigsten.
Die Lizenz läuft weiter, die Person ist längst weg. Entsteht, weil das Offboarding beim Personalgespräch endet und niemand die Zuweisung im Tenant entfernt. Typischer Fund: 3 bis 8 Prozent der Lizenzen.
E5 für alle, weil eine Abteilung eine E5-Funktion braucht. Oder Business Premium für Beschäftigte, die nur Postfach und Dateiablage nutzen. Der Unterschied je Nutzer und Monat ist zweistellig.
Ein separates Archivierungs-, Virenschutz- oder MDM-Produkt, dessen Leistung in der gebuchten Lizenzstufe längst enthalten ist. Fällt nur auf, wenn man beide Verträge nebeneinanderlegt.
Telefonie-Add-ons ohne Rufnummern, Copilot-Lizenzen ohne Nutzung, Power-Plattform-Kapazitäten aus einem eingestellten Projekt. Einmal gebucht, nie wieder angesehen.
Externe, Dienstkonten und Funktionspostfächer mit voller Nutzerlizenz. Für gemeinsame Postfächer und Raumressourcen ist keine Lizenz nötig.
Non-Profit-, Bildungs- oder Frontline-Tarife, die für Teile der Belegschaft passen würden. Frontline-Lizenzen sind für Beschäftigte ohne festen Arbeitsplatz oft die richtige Wahl.
Business Premium, E3 oder E5 – was wofür
Die Stufenwahl ist der größte einzelne Hebel, und sie wird fast immer zu grob getroffen: eine Stufe für das gesamte Unternehmen. Sinnvoll ist eine Zuordnung nach Rolle.
| Stufe | Passt für | Grenze |
|---|---|---|
| Business Basic | Beschäftigte, die im Browser arbeiten – Postfach, Teams, Dateiablage | Keine Desktop-Office-Apps |
| Business Standard | Der Regelfall im Büro: Office lokal installiert | Bis 300 Nutzer |
| Business Premium | Wo Geräteverwaltung und erweiterter Schutz gebraucht werden | Bis 300 Nutzer |
| E3 | Über 300 Nutzer oder erhöhte Compliance-Anforderungen | Sicherheitsfunktionen begrenzt |
| E5 | Wo Sicherheits- und Analysewerkzeuge wirklich betrieben werden | Deutlich teurer, oft ungenutzt |
| Frontline (F-Reihe) | Beschäftigte ohne festen Arbeitsplatz – Produktion, Lager, Service | Eingeschränkter Funktionsumfang |
Die häufigste Fehlentscheidung ist E5 für alle, weil eine einzelne Abteilung eine E5-Funktion benötigt. Wirtschaftlich richtig ist die gemischte Zuweisung – technisch ist sie im selben Tenant problemlos möglich.
So läuft ein Lizenz-Check ab
Fünf Schritte, in dieser Reihenfolge. Für ein Unternehmen mit 50 bis 150 Nutzern ist das ein halber bis ganzer Tag.
Welche Abonnements laufen, wie viele Plätze sind gebucht, wie viele davon zugewiesen. Der Unterschied zwischen gebucht und zugewiesen ist die erste Zahl, die überrascht.
Die Nutzungsberichte zeigen je Dienst, wer sich in den letzten 30, 90 und 180 Tagen tatsächlich angemeldet hat. Wer nirgends auftaucht, kostet trotzdem.
Nicht je Person, sondern je Rolle: Was braucht die Fertigung, was der Vertrieb, was die Geschäftsführung. Daraus entsteht ein Lizenzmodell mit zwei bis drei Stufen statt einer für alle.
Laufzeiten, Verlängerungstermine und parallel laufende Fremdprodukte. Hier entscheidet sich, was sich sofort ändern lässt und was erst zum Stichtag.
Änderungen durchführen, Ergebnis dokumentieren – und den nächsten Prüftermin setzen, bevor die Unterlagen zugeklappt werden.
Selbstcheck: sechs Fragen
Ehrlich beantworten. Jedes „Nein" ist eine Stelle, an der Geld unbemerkt abfließen kann.
- 01 Sie wissen ohne Nachsehen, wie viele Microsoft-365-Lizenzen aktuell zugewiesen sind.
- 02 Sie können sagen, welche Lizenzstufen im Einsatz sind und warum je Rolle diese und keine andere.
- 03 In den letzten sechs Monaten wurde geprüft, ob ausgeschiedene Beschäftigte noch Lizenzen halten.
- 04 Sie kennen den Verlängerungstermin Ihres Microsoft-Vertrags.
- 05 Sie könnten der Geschäftsführung ohne Vorbereitung den Betrag je Nutzer und Monat nennen.
- 06 Es gibt einen festen Termin, an dem die Lizenzen regelmäßig überprüft werden.
Sehr wahrscheinlich zahlen Sie deutlich zu viel. Eine Prüfung lohnt sich sofort.
Grundlagen stehen, im Detail ist meist noch etwas zu holen.
Gut aufgestellt. Dann geht es um den Termin, der das so hält.
Der Fehler, der alles zurückdreht
Der häufigste Fehler beim Lizenzmanagement ist nicht die falsche Stufe. Es ist die Annahme, ein Check sei ein Projekt. Wer einmal aufräumt und dann nichts ändert, hat nach zwei Jahren denselben Betrag wieder im Vertrag – weil Ein- und Austritte weiterlaufen und die Ursache unangetastet blieb.
Dauerhaft wirkt nur die Verankerung im Prozess: Lizenzentzug als fester Schritt im Offboarding, Lizenzstufe als Feld im Onboarding, ein Prüftermin im Kalender und ein Vermerk, wann der Vertrag verlängert wird. Das ist unspektakulär und genau deshalb wirksam.
Zum Lizenzentzug gehört außerdem eine Entscheidung, die gern übersehen wird: Postfächer werden 30 Tage nach Entzug gelöscht, OneDrive-Daten je nach Regel nach 30 bis 93 Tagen. Wer Korrespondenz aufbewahren muss, braucht dafür eine Lösung außerhalb der Lizenz – über E-Mail-Archivierung oder Managed M365-Backup. Sonst spart man an der Lizenz und verliert an der Aufbewahrungspflicht.
Und eine Einschränkung gehört dazu: Sparen ist nicht immer die richtige Antwort. Manchmal zeigt ein Check, dass eine höhere Stufe die günstigere Entscheidung ist – etwa wenn dadurch ein separates Virenschutz- oder Archivierungsprodukt entfällt. Der Punkt ist nicht der niedrigste Betrag, sondern die begründete Zuordnung.
Lizenz-Check – Fragen & Antworten
Wie oft sollte man Microsoft-365-Lizenzen prüfen?+
Was sind Lizenzleichen?+
Was ist der Unterschied zwischen Business Premium, E3 und E5?+
Kann man von E5 auf E3 zurückwechseln?+
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Was passiert mit den Daten, wenn eine Lizenz entzogen wird?+
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Wie Microsoft 365 sauber eingerichtet und betrieben wird, steht unter Microsoft 365 & Modern Workplace. Was die Lizenz beim Thema Sicherung nicht abdeckt, erklärt Microsoft 365 Backup. Für die Aufbewahrung von Korrespondenz gibt es E-Mail-Archivierung, für den planbaren Betrieb der Arbeitsplätze Managed Client. Wie sich IT-Kosten je Arbeitsplatz insgesamt zusammensetzen, rechnet der Ratgeber IT-Kosten pro Arbeitsplatz durch.