Managed E-Mail-Archivierung Köln
Managed E-Mail-Archivierung für Unternehmen in Köln – geschäftliche Korrespondenz revisionssicher aufbewahrt, auffindbar und rechtssicher.
Geschäftliche E-Mails unterliegen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten – je nach Inhalt sechs oder zehn Jahre, unveränderbar und jederzeit auffindbar. Ein Postfach erfüllt das nicht, weil Nutzer löschen können. Systemhaus Erdmann richtet für Unternehmen in Köln eine automatische Archivierung ein, die vor dem Postfach greift. Anfahrt ab unserem Sitz in Solingen: ca. 40 Min. ab Solingen.
E-Mail-Archivierung in Köln: Pflicht, nicht Komfortfunktion
Die meisten Betriebe gehen davon aus, ihre E-Mail-Aufbewahrung sei mit Microsoft 365 erledigt. Tatsächlich sind Postfächer veränderbar: Wer eine Mail löscht, entfernt sie – und mit ihr den Nachweis. Für aufbewahrungspflichtige Korrespondenz reicht das nicht.
Eine Archivierung setzt vor dem Postfach an. Jede ein- und ausgehende Mail wird beim Transport unveränderbar abgelegt, mit Zeitstempel und Volltextsuche. Für Unternehmen in Köln richten wir das automatisiert ein – inklusive der Frage, wer im Archiv suchen darf, denn das ist arbeitsrechtlich der heiklere Teil.
Leistungsumfang für Köln
Jede Mail wird beim Ein- und Ausgang archiviert.
Mehr erfahren →Nachträgliches Löschen im Postfach ändert das Archiv nicht.
Mehr erfahren →Auch in Anhängen – Vorgänge in Sekunden auffindbar.
Mehr erfahren →Sechs oder zehn Jahre, je nach Inhalt.
Mehr erfahren →Wer suchen darf, wird festgelegt und protokolliert.
Mehr erfahren →Alte Mails ausgelagert statt Postfachgrenze erreicht.
Mehr erfahren →Archivierung für Köln – der Aufwand liegt in der Abstimmung
Technisch ist die Archivierung in kurzer Zeit eingerichtet und läuft danach unsichtbar. Der eigentliche Aufwand liegt woanders: Welche Postfächer werden erfasst, wie wird mit privater Nutzung umgegangen, wer darf im Archiv recherchieren. Im Bereich Praxen und Pflegedienste in Köln kommt die Frage der Mandanten- oder Patientendaten hinzu.
Diese Punkte klären wir gern gemeinsam am Tisch, mit Geschäftsführung und – wo vorhanden – Betriebsrat. Über A3 · A1 · A4 sind wir bei Ihnen – ca. 40 Min. ab Solingen.
So führen wir Archivierung in Köln ein
Umfang, Fristen, Umgang mit privater Nutzung, Zugriffsberechtigte.
Archivierung wird vor dem Postfach aktiviert, Bestand übernommen.
Schriftliche Regelung und Hinweise für die Belegschaft.
Laufende Ablage, Kontrolle und Unterstützung bei Recherchen.
E-Mail-Archivierung in Köln: vorher und nachher
| Kriterium | Bisherige Situation | Mit Systemhaus Erdmann |
|---|---|---|
| Gelöschte Geschäftsmail | Endgültig weg | Im Archiv erhalten |
| Suche nach altem Vorgang | Jeder durchsucht sein Postfach | Zentrale Volltextsuche |
| Aufbewahrungspflicht | Faktisch nicht erfüllt | Nachweisbar erfüllt |
| Postfachgröße | Läuft voll | Entlastet durch Auslagerung |
| Abstimmung & Regelung | Nicht vorhanden | ca. 40 Min. ab Solingen |
Warum Unternehmen in Köln archivieren müssen
Der Anlass ist in Köln meist eine konkrete Nachfrage – Betriebsprüfung, Rechtsstreit oder ausgeschiedener Mitarbeiter.
Die entscheidende Absprache stand in einer Mail, die niemand mehr findet. Im Bereich Medien und Agenturen geht es dabei schnell um Gewährleistung und größere Beträge.
Mit dem Konto verschwindet die gesamte Korrespondenz – rechtlich ein Problem, praktisch ein größeres.
Bei einer Betriebsprüfung sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen vorzulegen. Ein Postfach ist dafür kein akzeptierter Nachweis.
Archivierung für die Betriebe in Köln
Welche Korrespondenz in Köln aufbewahrungspflichtig ist, hängt vom Inhalt ab, nicht vom Absender. Im Bereich Medien und Agenturen betrifft das Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Reklamationen – nahezu die gesamte Kundenkommunikation.
Im Bereich Praxen und Pflegedienste kommen berufsrechtliche Anforderungen hinzu, teils mit längeren Fristen und strengeren Zugriffsregeln als im Handelsrecht.
Im Bereich Handel und Logistik und bei kleineren Betrieben in Köln ist der praktische Nutzen oft ausschlaggebend: eine Suche über alle Postfächer, wenn ein Vorgang von vor vier Jahren geklärt werden muss. Verwandte Themen sind M365-Backup, E-Mail-Verschlüsselung, Dokumentenmanagement, Microsoft 365.
Managed E-Mail-Archivierung Köln – Fragen & Antworten
Reicht Microsoft 365 nicht für die Archivierung?+
Was kostet E-Mail-Archivierung für Unternehmen in Köln?+
Dürfen wir die E-Mails unserer Mitarbeiter archivieren?+
Wer darf im Archiv suchen?+
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?+
Sind Sie für die Einführung auch vor Ort in Köln?+
Welche Branchen in Köln betreuen Sie?+
Was wir in Köln außerdem übernehmen
Managed E-Mail-Archivierung bieten wir ebenso in Managed E-Mail-Archivierung Leverkusen, Managed E-Mail-Archivierung Düsseldorf, Managed E-Mail-Archivierung Solingen an — dieselben Leute, dieselben Reaktionszeiten. Einen Überblick über alle Leistungen an Ihrem Standort gibt IT-Systemhaus Köln, alle Kombinationen finden Sie unter Standorte & Leistungen. Fachbeiträge zum Thema sammelt der IT-Ratgeber.