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Abläufe automatisieren · Köln

Prozessautomatisierung Köln

Prozessautomatisierung für Unternehmen in Köln – wiederkehrende Abläufe zwischen E-Mail, Fachanwendung und Ablage laufen ohne Handarbeit.

Kurz beantwortet

Prozessautomatisierung heißt: Aufgaben, die heute jemand per Copy-and-paste erledigt, laufen automatisch. Eingehende Rechnungen werden ausgelesen und abgelegt, Stammdaten zwischen Systemen abgeglichen, Freigaben angestoßen, Berichte erzeugt. Systemhaus Erdmann analysiert die Abläufe in Ihrem Betrieb in Köln und automatisiert die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Anfahrt ab unserem Sitz in Solingen: ca. 40 Min. ab Solingen.

Prozessautomatisierung in Köln

Prozessautomatisierung in Köln: der Zeitfresser ist selten die eine große Aufgabe

Was in mittelständischen Betrieben wirklich Zeit kostet, sind nicht die komplizierten Vorgänge, sondern die vielen kleinen Übertragungen: aus der E-Mail in die Fachanwendung, aus der Fachanwendung in die Tabelle, aus der Tabelle in die Ablage. Jede Übertragung dauert Minuten und kann falsch sein.

Wir setzen deshalb nicht bei der Technik an, sondern bei den Abläufen. Für Unternehmen in Köln schauen wir uns an, welche Schritte täglich oder wöchentlich wiederkehren, und automatisieren sie schrittweise – mit den Werkzeugen, die Sie ohnehin haben, ergänzt um KI dort, wo unstrukturierte Inhalte gelesen werden müssen.

Leistungsumfang für Köln

Vor Ort in Köln

Abläufe in Köln versteht man nicht am Bildschirm

Anfahrt
ca. 40 Min. ab Solingen
Anbindung
A3 · A1 · A4

Automatisierung scheitert fast immer daran, dass der Prozess auf dem Papier anders aussieht als in der Praxis. Deshalb sitzen wir für Betriebe in Köln zuerst neben den Leuten, die die Arbeit machen. Im Bereich Medien und Agenturen sind das meist Auftragsannahme und Lieferscheinbearbeitung, im Bereich Praxen und Pflegedienste eher Posteingang, Fristen und Aktenanlage.

Diese Aufnahme machen wir vor Ort, die Umsetzung danach remote. Über A3 · A1 · A4 sind wir bei Ihnen – ca. 40 Min. ab Solingen.

Stadtteile & Gewerbegebiete, die wir betreuen
Innenstadt Ehrenfeld Deutz Mülheim Rheinauhafen Butzweilerhof GE Ossendorf
So gehen wir vor

So gehen wir Automatisierung in Köln an

SCHRITT 1
Aufnahme

Welche Schritte wiederholen sich, wie oft, und wie viel Zeit kosten sie tatsächlich.

SCHRITT 2
Bewerten

Nur was sich in überschaubarer Zeit amortisiert, wird automatisiert.

SCHRITT 3
Umsetzen

Ein Ablauf nach dem anderen, jeweils mit Testphase und Rückfallweg.

SCHRITT 4
Betreuen

Automatisierungen brauchen Pflege, wenn sich Systeme oder Formulare ändern.

Im Vergleich

Prozessautomatisierung in Köln: vorher und nachher

KriteriumBisherige SituationMit Systemhaus Erdmann
RechnungseingangManuell erfassen und ablegenAusgelesen, geprüft, zugeordnet
DatenübertragungCopy-and-paste zwischen SystemenAutomatischer Abgleich
FreigabenPer E-Mail hinterhertelefonierenDefinierter Workflow mit Status
AuswertungenJedes Mal neu zusammengesuchtZeitgesteuert erzeugt
ProzessaufnahmeFragebogenca. 40 Min. ab Solingen
Typische Ausgangslage

Woran Automatisierung in Köln meistens scheitert

Der Wunsch ist da, das Ergebnis oft nicht. In Köln liegt es fast immer an einem dieser drei Punkte.

01
Der Prozess ist nie beschrieben worden

Was automatisiert werden soll, existiert nur in den Köpfen. Im Bereich Medien und Agenturen hat jeder eine eigene Variante – automatisiert man eine davon, funktioniert es für die Hälfte nicht.

02
Zu groß angefangen

Ein Projekt, das alles auf einmal löst, wird nie fertig. Kleine Automatisierungen mit sichtbarem Nutzen tragen die nächsten.

03
Niemand pflegt es weiter

Ändert der Lieferant sein Rechnungsformular, steht die Automatisierung. Ohne Zuständigkeit wird danach wieder von Hand gearbeitet.

Wirtschaftsstandort Köln

Automatisierung für die Betriebe in Köln

Was sich in Köln zu automatisieren lohnt, hängt stark vom Belegvolumen ab. Im Bereich Medien und Agenturen sind Lieferscheine, Bestellungen und Prüfprotokolle die naheliegenden Kandidaten – hohe Stückzahl, immer gleicher Aufbau.

Im Bereich Praxen und Pflegedienste steht der Posteingang im Vordergrund: Zuordnung zu Akten und Mandaten, Fristenerfassung, revisionssichere Ablage. Hier zählt Nachvollziehbarkeit mehr als Geschwindigkeit.

Im Bereich Handel und Logistik und bei kleineren Betrieben in Köln lohnt sich oft schon der Rechnungseingang allein – gerade in Verbindung mit DATEV und der Pflicht zur E-Rechnung. Verwandte Themen sind Automatisierungen, Dokumentenmanagement, DATEV-Lösungen, Sidekick 2.0.

Schwerpunkte in Köln
Medien und Agenturen – verlässlicher Zugriff auf Projekt- und Kundendaten
Praxen und Pflegedienste – dokumentierte Zugriffe und saubere Übergaben
Handel und Logistik – Verfügbarkeit in Verkauf, Lager und Versand
Mittelstand zwischen Großanbieter und Einzelkämpfer – planbare Kosten ohne Stundenzählen
Häufige Fragen

Prozessautomatisierung Köln – Fragen & Antworten

Was kostet Prozessautomatisierung für Unternehmen in Köln?+
Wir kalkulieren je Ablauf. Eine einzelne Automatisierung – etwa Rechnungseingang – liegt meist im unteren vierstelligen Bereich einmalig, dazu geringe laufende Kosten. Vor der Umsetzung rechnen wir gemeinsam durch, nach welcher Zeit sich das trägt.
Müssen wir dafür neue Software kaufen?+
Oft nicht. Vieles lässt sich mit dem umsetzen, was in Microsoft 365 oder Ihrer Fachanwendung bereits enthalten ist. Zusätzliche Werkzeuge schlagen wir nur vor, wenn sie sich rechnen – und sagen dazu, was sie kosten.
Ersetzt Automatisierung Arbeitsplätze?+
In der Praxis nicht. Sie nimmt die Übertragungsarbeit weg, die ohnehin niemand gern macht, und schafft Luft für Aufgaben, die liegen bleiben. Bei Fachkräftemangel ist das meist der eigentliche Grund für das Projekt.
Was passiert, wenn eine Automatisierung Fehler macht?+
Jeder automatisierte Ablauf bekommt eine Kontrollstufe: Unsichere Fälle werden zur manuellen Prüfung ausgesteuert statt blind verarbeitet. Zusätzlich protokollieren wir jeden Lauf, sodass nachvollziehbar bleibt, was wann passiert ist.
Können Sie das mit DATEV verbinden?+
Ja, das ist einer der häufigsten Fälle: Belege werden ausgelesen, geprüft und an DATEV übergeben. Gerade mit Blick auf die E-Rechnungspflicht lohnt es sich, den Belegweg einmal sauber aufzusetzen.
Kommen Sie für die Prozessaufnahme nach Köln?+
Ja, und wir empfehlen es ausdrücklich. Über A3 · A1 · A4 sind wir bei Ihnen – ca. 40 Min. ab Solingen. Die Umsetzung erfolgt anschließend remote, die Abnahme wieder gemeinsam.
Welche Branchen in Köln betreuen Sie?+
Schwerpunkte in Köln sind Medien und Agenturen, Praxen und Pflegedienste sowie Handel und Logistik, dazu Handwerk und Dienstleister. Automatisierung lohnt überall dort, wo dieselbe Handbewegung häufig vorkommt.

Handarbeit in Köln abschaffen, wo sie nichts bringt.

Wir schauen uns Ihre Ausgangslage an und sagen offen, was sich lohnt und was nicht. Erstreaktion unter 1 Stunde in der Servicezeit Mo–Do 8–17 Uhr, Fr 8–16 Uhr.

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